Как правильно архивировать документы: пошаговая инструкция архивирования, как вести архив в организации

Автор: Вероника
23.12.2021

Процедура хранения бумаг согласно их срокам давности проводится в почти каждой организации. В статье с пошаговой инструкцией расскажем, как правильно архивировать документы. Процесс включает подготовку бланков в соответствии с требованием законодательства, систематизацию, формирование дел, выполнение экспертизы и установление времени сбережения, отбор, подлежащих уничтожению, отправка в специальное хранилище. Задачей такой процедуры является упорядочивание документооборота, защита от несанкционированного доступа и сбережения на этапе исполнения.

Содержание:

  1. Как организовать архив на предприятии
  2. Зачем требуется процедура
  3. Какие документы сдаются на хранение
  4. Как подготовить документы к сдаче
  5. Граничные сроки
  6. Общий порядок передачи бумаг на хранение
  7. Включение электронных баз данных
  8. Организация архивного помещения на предприятии с нуля
  9. Пошаговая инструкция, как правильно архивировать документы в бумажном виде
  10. Заключение

электронная база

Как организовать архив на предприятии

Создание хранилища с нуля является трудоемкой задачей. В любой компании в процессе деятельности накапливается множество бумаг, ориентироваться в которых без систематизации достаточно сложно. Для архивирования документов в организации привлекают сотрудника данной компании, который специализируется на архивации, либо обращаются в специализированную фирму, предоставляющую такие услуги. Хранилище может быть отдельной структурной единицей на фирме либо являться составной частью отдела делопроизводства.

Для учета необходимо завести журнал. В него записывают всех лиц, которым предоставляется доступ к архивной информации. Обязательно фиксируется дата выдачи из хранилища и возврата. Документация хранится в соответствии с номенклатурой в том виде, в котором она была изначально оформлена. Если накладная, например, была сформирована в электронном виде с цифровой подписью, то для сбережения ее не нужно распечатывать и повторно заверять. Ниже рассмотрим, как правильно организовать архив документов в организации в бумажном виде или на компьютере.

Зачем требуется процедура

экземпляр

Архивирование – это метод обустройства хранения изданий с целью систематизации их для комфортной работы и быстрого нахождения искомых бланков. Такая необходимость возникла не только в качестве обязанности на законодательном уровне, но и с практической стороны. Во время деятельности компании накапливается огромное количество разнообразных изданий, в которых со временем сложно ориентироваться.

Существует несколько разновидностей хранилищ, но система функционирования документооборота в них подобная. Содержать в порядке архивные бумаги трудоемко, необходимо знать все нюансы процесса, соблюдать требования законодательства и рекомендации по ведению архива. Правильно реализованная система позволить наладить продуктивную работу во всех подразделениях компании и построить эффективную хозяйственную деятельность.

Какие документы сдаются на хранение

документация

Перечень изданий, подлежащих архивации, утвержден в приказе Росархива № 236 от 20.12.2019 года. В данном распоряжении прописан допустимый срок годности, по истечении которого эти экземпляры подлежат уничтожению. Весь список условно можно поделить на 3 основные группы:

  • Временные – бумаги, связанные приказами и распоряжениями, регламентами и реорганизацией фирмы, переписки с партнерами и контрагентами. Они находятся на хранении до 10 лет.
  • Долговременные – по кадрам, о сертификации, начале и прекращении деятельности юридического лица, по формированию архива документов, защите информации и резервному копированию, а также технико-экономический паспорт. Их сберегают свыше 10 лет.
  • Постоянные – устав, учредительные бумаги, регистрационные журналы, каталоги товаров, прайсы, акты об уничтожении, номенклатуры, описи, отчеты и прочие подобные издания. Они хранятся в течение всего периода существования компании.

Издания с надписью «До минования давности» актуальна до тех пор, пока она не потеряет практическое значение. Их срок годности не превышает 1 год.

Как подготовить документы к сдаче

хранилище

Согласно законодательству, содержание перед передачей в архив необходимо подготовить. Под подготовкой подразумевается обработку в соответствии с правилами. Неправильно выполненные подготовительные работы чреваты штрафными санкциями при проверке контролирующими органами. В подготовке нуждаются экземпляры в электронном и бумажном виде. Особенности процедуры зависят от типа дел.

Тщательно подходят к обработке наименований, которые будут храниться на постоянной и длительной основе. Здесь нужно принять меры, чтобы экземпляры сохранили целостность и первозданный вид, исключить вероятность случайной порчи или хищения. Изначально следует решить, в каком месте будет происходить архивация документов в организации:

  • в офисе предприятия;
  • в электронном хранилище;
  • сторонней фирмой.

При офисном сбережении для дел необходимо отвести определенное место, которое будет отвечать параметрам по влажности и температуре. Их укладывают на стеллажах в специальных коробах. При передаче на сохранность вне офиса подготовка минимальна. Большинство работ по архивированию фирма, предоставляющая такую услугу, берет на себя. Для подготовки файлов в цифровой архив понадобится оцифровка бланков и расположение их в системе согласно структуре по определенным атрибутам, позволяющим быстро найти искомое.

Граничные сроки

инструкция

Согласно правилам архивации документов в организации, до передачи на архивное сбережение их хранят в подразделении в закрытых шкафах либо отдельных кабинетах. На соответствующее должностное лицо возлагаются функции по ведению документации. Передача в хранилище выполняется по акту. В 2020 году были внесены изменения, касающиеся времени хранения. В зависимости от типа бумаг граничное время составляет:

  • 1 год – заявления работников о предоставлении им какой-либо копии либо информации;
  • 3 – согласие на персональную обработку данных, предупреждения и уведомления сотрудников, о дисциплинарных наказаниях;
  • 5 – первичка, по учетной политике, счета-фактуры, о передаче и приеме недвижимости, реестра, справки, отчетность, в том числе о задолженностях, учетные книги и журналы по кадрам, о мерах повышения условий труда согласно инструкции по ведению архива;
  • 10 – о недостачах, кредитные договоры и о займе, по движимому имуществу, аренды, залога;
  • 15 – договоры по недвижимости, паспорта сделок;
  • 45 – журналы регистрации и бумаги о несчастных случаях и авариях;
  • 50-75 – годовые и квартальные расчеты по страховым взносам, карточки по взносам и справки 2-НДФЛ при отсутствии у работников лицевых счетов, трудовые и гражданско-правовые договора, по спецоценке, о приеме на работу, увольнении и переводе.

Согласно правилам архивации документов, срок сбережения отсчитывается с момента, когда издание утратило свое действие либо по окончании расследования и вынесения судебного решения по делу, до замены новыми. В общем случае время хранения исчисляется с 1 января года, следующего за тем, в котором использование окончено. Если по одному экземпляру установлено несколько разных терминов, необходимо выбирать самый максимальный.

Существуют исключения из правила. Некоторые бухгалтерские бланки, например, по амортизации, хранят с даты выбытия объекта. Следует помнить, что 75 лет хранятся версии, оформленные с 1 января 2003 года. Бумаги с более ранней датой сберегают 50 лет. Существует категория с особым периодом ведения архива документов в организации. На таких папках прописывают соответствующие пометки, например, «постоянно», «до ликвидации фирмы», «ЭПК» и другие. 

Общий порядок передачи бумаг на хранение

бухгалтерия

Перед сдачей архивариусу обязательно проверяют правильность оформления и формирования папок, соответствие номенклатуре. Все недостатки устраняют сотрудники, которые несут ответственность за данную документацию. Если обнаружена недостача каких-либо экземпляров, принимают меры по их розыску и восстановлению согласно требованиям законодательства по ведению архива документов.

Передача архивариусу осуществляется в присутствии лица, ответственного за формирование и хранение дел в подразделении либо лица, сдающего на сбережение. В конце описи на каждом экземпляре записывают цифрами и прописью количество переданных экземпляров и недостающие по номенклатуре единицы. При ликвидации компании процедура архивирования также является обязательной. Передачу выполняет председатель комиссии по ликвидации.

Уничтожение дел

Уничтожение изданий с истекшим периодом выполняется по определенной процедуре. Каждое подразделение составляет список наименований, подлежащих ликвидации, на основании экспертизы ценности. Акт об изъятии и уничтожении включает дела, по которым даты истекли до 1 января того года, когда он составлен. Например, бланк с периодом сбережения до января 2021 года не может записываться в акт, написанный в 2021 году. Отвечая на вопрос о том, как вести архив документов в организации, отметим, что при изъятии первичной бухгалтерии и отчетности следует к акту приложить справку о проведении проверки контролирующими инстанциями на предмет соблюдения налогового законодательства.

Запрещается изымать издания только на основании номенклатурных записей или описи. Чтобы удостовериться, что будут уничтожены все единицы с истекшими периодами, выполняют постраничный просмотр содержимого папок. Иногда в такие папки случайным способом попадают бумаги длительного или постоянного хранения. Следует помнить, что за преждевременную ликвидацию их предприятие несет административную ответственность. Листы истребляются с помощью шредера с классом секретности три и выше. Измельченное сырье передается на повторную переработку в соответствующие фирмы.

Оформление обложки при смене названия

Бланки в папках размещаются согласно номенклатуре. Последовательность раскладки документов для работы в архиве осуществляется по определенной системе: хронологической, по алфавиту, тематической, по субъектам или в другой последовательности, утвержденной в компании. После формирования папки приступают к ее оформлению. На обложке обязательно прописывают:

  • наименование компании и структурного подраздела;
  • индекс дела, номер части или тома, если их несколько;
  • период хранения: допускается надпись «хранить постоянно» и специальные пометки в исключительных ситуациях;
  • количество листов и крайние даты тома.

Если фирма изменила название, старая версия берется в скобки, а ниже записывают измененный вариант. Иногда внутрь вкладывают приложения, которые выходят за пределы крайних дат. В такой ситуации под этой строкой делается пометка вида: «В деле имеются документы за годы…».

В изданиях, состоящих из нескольких папок, общий заголовок на обложке прописывают на всех томах. Если после оформления архива организации содержимое будет передано на хранение за стены предприятия, на обложке предусматривают место для внесения соответствующей записи. Если возникла необходимость заменить обложку, новую следует подшить поверх старой.

Определение законченности сводной описи

документооборот

Описания составляются для папок, которые подлежат сбережению после прохождения экспертизы ценности. Они представляют собой справочную информацию, содержащую перечень всех единиц, передающихся в архивный фонд свыше 10 лет. На каждый тип дела составляется отдельная опись с порядковой нумерацией с целью упорядочения организации работы с документами в архиве. Она составляется по утвержденной форме ежегодно подразделением, в котором велись бумаги.

После последней описательной статьи указывают количество наименований, их крайние номера, а также особенность нумерации. Дополнительно может прикладываться оглавление с перечнем сокращений и указателями. При малом объеме бланков опись признается законченной, если в ней находятся годовые разделы за 5 лет. Каждый оконченный экземпляр нумеруется, составляется итоговая запись и делается заверительная надпись. В больших хранилищах описание является оконченной, если нумерация разделе за год превысила четырехзначное число.

Включение электронных баз данных

Повышает эффективность работы компании. Автоматизация ее и содержание в цифровом формате облегчает движение, позволяет быстро найти искомое, а также снизить нагрузку по ведению документооборота. Такая база является вспомогательной, она содержит только ту часть информации, которая изначально была сформирована в цифровом формате. Ранее было рассмотрено, как архивировать документы в бумажном виде. Хранение оцифрованных версий выполняется по той же процедуре.

Электронные дела перекодируются в нужный формат и подлежат сбережению в защищенном ZIP-архиве со всеми необходимыми метаданными. В информационной системе компании допускается сохранение наименований, термин которых не превышает 10 лет. Данные с более длительным или постоянным сроком сбережения рекомендуется передавать на сбережение в частную фирму, предоставляющую такие услуги. При удалении сведений из компьютера составляется акт. Если термин бланков не истек, уничтожить экземпляр невозможно.

Организация архивного помещения на предприятии с нуля

инвентаризация

Перед созданием хранилища с нуля необходимо тщательно изучить требования Федерального закона № 125-ФЗ от 22.10.2004 года и решить, какой способ подойдет в этом случае: оцифрованный или бумажный формат. Для бумажной документации необходимо создать правильные условия по влажности и температурному режиму, защитить ее от пыли и других негативных факторов, способных привести к порче. Процедура создания включает такие этапы:

  • создание соответствующего приказа по фирме;
  • разработка номенклатур;
  • определения терминов сбережения бумаг;
  • составление выписок дел по каждому подразделению согласно архивному каталогу;
  • ознакомление должностных лиц с правилами архивирования;
  • прием на хранение;
  • проведение инвентаризации и составление номенклатур;
  • поиск выявленной недостачи;
  • составление правил по использованию хранилища, разрешений и ограничений доступа;
  • создание переплета папок и картотек, присвоение категорий важности.

Работник хранилища продолжает учет вновь поступающих дел и не принимает самостоятельного решения об изъятии экземпляров с истекшим временем годности на утилизацию. Решение о ликвидации принимает комиссия, назначенная руководителем, с оформлением акта об уничтожении. В его полномочия не входит передача документации на хранение за пределы предприятия.

Пошаговая инструкция, как правильно архивировать документы в бумажном виде

  1. Рассортировать бумаги по срокам.
  2. Составить опись на все имеющиеся в наличии экземпляры.
  3. Распределить бланки по папкам, оформить обложки.
  4. Уничтожить неактуальные страницы, которые не имеют ценности и не подлежат сохранению.
  5. Подшить издания в архив.
  6. Расставить дела по выбранному принципу, например, в алфавитном порядке.
  7. Издать приказ о назначении сотрудников, которым предоставляется доступ в хранилище.
  8. Вести текущий учет вновь поступающих единиц.

Заключение

К хранению документации выдвигаются жесткие требования и правила, за нарушение которых предприятию грозят штрафные санкции. Начинать работу по ведению архива следует с выделения помещения и назначения ответственных сотрудников. Все единицы прошиваются и нумеруются, укладываются в папки и коробки согласно временным периодам. Поддержание дел в порядке позволит быстро ориентироваться и находить искомые экземпляры в короткие сроки. При отсутствии помещений с соответствующими условиями ведение и сбережение хранилища рекомендуется доверить фирме, предоставляющей такие услуги.



Рейтинг (3.35)
Количество показов: 3178
Дата первого показа: 23 Декабря 2021


Какая площадь мне нужна?

Макет маленькой комнаты хранения  8

1×2 м. 2 м2 от 4,6 м3 Размещение: предметы интерьера одной комнаты : односпальная кровать, оборудование ванной комнаты, комод несколько коробок, книжный шкаф, стол и небольшие предметы.

 

Макет бокса 4 кв.м.  7

1×4 м. 4 м2 от 9,2 м3 Размещение: предметы интерьера маленькой односпальной квартиры или студии : кровать, несколько наборов матрацев, диван, оборудование ванной комнаты, несколько коробок.

 

Макет бокса 6 кв.м.  9

2×3 м. 6 м2 от 13,8 м3 Размещение:предметы интерьера одной комнаты : кровать, письменный стол, оборудование ванной комнаты, несколько коробок, книжный шкаф, небольшие предметы.

 

Макет средней комнаты хранения  3

3×3 м. 9 м2 от 20,7 м3 Размещение: предметы интерьера одной или двух комнат : холодильник, оборудование ванной комнаты, много коробок, книжный шкаф, стол и небольшие предметы.

 

Схема среднего мини-бокса  2

2Х5 м. 10 м2 от 23 м3 Размещение: предметы интерьера двух - трех комнат : оборудование ванной комнаты, холодильник, большие коробки, книжный шкаф, громоздкие вещи, различные предметы.

 

Большая комната хранения имущества  0

3Х4 м. 12 м2 от 27,6 м3 Размещение: предметы интерьера трех - четырех комнат, оборудование ванной комнаты, холодильник, большие коробки, книжный шкаф, громоздкие вещи, различные предметы.

 

Схема самого большого бокса  7

3Х8 м. 24 м2 от 55,2 м3 Размещение: предметы интерьера четырех - пяти комнат, оборудование ванной комнаты, холодильник, большие коробки, книжный шкаф, вещи из гаража громоздкие вещи, различные предметы.

 

4M2
4M
10M2
10M
20M2
20M
30M2
30M

РАСЧЕТ СТОИМОСТИ ХРАНЕНИЯ НА СКЛАДЕ

Киевская
Молодежная
Кутузовская
Текстильщики
Расчет носит ознакомительный характер, для точного расчета обращайтесь к администратору
Киевская
Молодежная
Кутузовская
Шелепиха

Полный список услуг хранения
У вас возникли вопросы?
Оставьте заявку прямо сейчас и узнайте все подробности.
Менеджеры компании расскажут про скидки!